فواید سیاست برون سپاری پروژه ها و مسئولیت های مدیریتی

مهم ترین مهارت یک مدیر

تعریف مدیریت عبارت است از " کسب نتیجه از طریق دیگران " . در ذات این تعریف ، ایده واگذاری مؤثر کارها ، وظایف و مسئولیت ها به کارمندان نهفته است. توانایی و اشتیاق شما برای واگذاری کارها تعیین کننده پیشرفت و موفقیت در کسب و کار است.

بسیاری از مدیران به سختی کارها را واگذار می کنند . آنها اغلب علاقه ای به این کار ندارند یا از انجام آن ناتوان هستند و در نتیجه ، فرصت های پیشرفت خود را محدود می کنند . از آنجا که جایگزین واگذاری کارها ، انجام شخصی آن است ، مدیران مسئولیت ها و کارهای زیادی دارند که باید شخصاً انجام دهند و در نتیجه نمی توانند همکاری کاملی با سازمان هایشان داشته باشند.

* فواید واگذاری

واگذاری کارها فواید و مزایای متعددی دارد. واگذاری به شما امکان می دهد تا حوزه کاری تان را از آنچه می توانید انجام دهید به آنچه می توانید کنترل یا مدیریت کنید ، گسترش دهید. به این معنی که در طول روز کاری ، می توانید بر کارهای محدودی تمرکز کنید که فقط خودتان از عهده انجامشان بر می آیید.

همچنین واگذاری کارها شما را قادر می سازد تا توانایی و لیاقت افراد زیر دستتان را نیز ارتقا داده و این استعداد انسانی را شکوفا کنید.  

امروزه مدیران باظرفیت کامل خود کار می کنند؛ کارهای آنها از زمانی که برای انجامشان در اختیار دارند، بسیار بیشتر است . مدیر برای انجام همه کارهای مهم باید هرکاری که از عهده دیگران ساخته است را به آنها واگذار کند. این حقیقتی محض در زندگی کاری است.

* واگذاری کارها قابل یادگیری است

خوشبختانه ، واگذاری کارهامهارتی است که می تواند بهبود یابد . شما در ابتدا هر مهارتی را با یادگیری روش انجام آن می آموزید و سپس مدام تمرینش می کنید تا به عادت بدل شود ؛ مثل رانندگی .

بسیاری از مدیران هرگز درباره واگذاری کارها آموزش ندیده اند ، در نتیجه هر بار که رفتار جدیدی را می آموزید ، در ابتدا احساس ناشی گری دارید. با این حال ، هر چه بیشتر واگذاری کارها را تمرین کنید ، برایتان ساده تر می شود.

* با پیش فرض های مانع از واگذاری مؤثر مبارزه کنید  

پیش فرض های بسیاری در مدیریت وجود دارد که اغلب مانع از واگذاری کارها توسط مدیران می شود . شاید این پیش فرض ها درست یا نادرست باشند ، اما موانعی ذهنی برای مدیر هستند . شاید بعضی از این پیش فرض ها و موانع را بشناسید ، اما از همه آنها آگاه نیستید . هر گاه واگذار کننده ضعیفی را می بینید ، احتمالاً یک یا چند مورد از این پیش فرض ها در کارش وجود دارد.

* پیش فرض 1: زمان کافی برای واگذاری وجود ندارد 

گاهی افراد آن قدر پر مشغله و غرق در وظایف هستند که گمان می کنند زمان کافی برای توقف و تشریح کارها برای شخص دیگری را ندارند . آنها فقط می خواهند کار را به سریع ترین شکل ممکن انجام دهند.

در سایر موارد شاید کار رابه شخص دیگری واگذار کنند ، اما زمان کافی را به هدایت او و تشریح دقیق کاری که باید انجام شود اختصاص نمی دهند. شاید چیزی شبیه به این بگویند « این کار را تا فلان تاریخ انجام بده » آنها این دستور را معادل با واگذاری کار می دانند . اما چنین نیست . این کار مصداق کنار کشیدن است.

احتمالا این ضرب المثل قدیمی را شنیده اید که « هیچ وقت زمان کافی برای انجام درست کار وجود ندارد ، اما همیشه زمان کافی برای دوباره انجام دادنش وجود دارد.» به نظر می رسد که سازمان ها یا شرکت هایی با مدیریت ضعیف ، همیشه در حال دوباره کاری و تصریح اشتباهات و سوء تفاهم های ناشی از واگذار نکردن مؤثر کارها هستند.

در واقع ، همیشه زمان کافی برای واگذاری مؤثر کارها وجود دارد. از این به بعد ، هرگز نگویید که وقتی برای واگذاری شفاف کار ندارید. به یاد داشته باشید که اختصاص زمان برای واگذاری درست کار ، مؤثرترین راه استفاده از زمان برای کسب نتایج بیشتر و بهتر است.

* پیش فرض 2: کارمند به اندازه کافی شایسته نیست

مدیران اغلب توانایی افرادشان را دست کم می گیرند. اما تنها راه امتحان شایستگی واقعی افراد ، واگذاری کارهای بیشتر از آنچه قبلاً انجام داده اند و سپس دادن آزادی عمل به آنها برای اشتباه کردن و درس گرفتن از اشتباهات است.

افرادتان شما را شگفت زده می کنند . احتمالاً و در کمال تعجب کارمندانتان قابلیت هایی دارند که هرگز نمی دانسته اید . وقتی روش بهره برداری از توانایی هایشان را بیاموزید ، نه تنها آنها احساس رضایت بیشتری ا کارشان خواهند داشت ، بلکه شما نیز بعنوان مدیر کارهای بیشتری انجام می دهید که به روند شغلی تان کمک می کند.

* پیش فرض 3: اگر می خواهید درست انجام شود، باید شخصاً انجامش دهید

این سوء تفاهم با نتیجه منطقی اش ضامن شکست در مدیریت است . اگر واقعا باور داشته اید که باید همه کارها را شخصاً انجام دهید و بخواهید که کار را به موقع و با استاندارد کیفی قابل قبول انجام دهید ، کارهای بیشتر و بیشتر و وقت کمتر و کمتری خواهید داشت. این پیش فرض باعث عقب ماندگی شده و شما را محکوم می کند که به جای پیشرفت در مدیریت ، همواره عملکرد یکسانی داشته باشید.

ناتوانی در گذر از انجام کار به مدیریت کار ، بزرگ ترین دلیل شکست افراد در مدیریت است.تمایل طبیعی این است که به گوشه امن خود باز گردید و به جای واگذاری کار ، شخصاً آن را انجام دهید . همواره به خود یادآوری کنید که وظیفه شما مدیریت است نه انجام کار.  

* پیش فرض 4: در صورت واگذاری ، افراد گمان می کنند که در جریان کارها نیستند

اغلب مدیران خودرأی هستند . خودمحوری به کارشان گره خورده است . آنها می خواهند دیگران فکر کنند که بر کار مسلط هستند و همیشه می دانند چه خبر است ؛ بنابراین از واگذاری کارها اجتناب می کنند.

با این حال ، عکس آن نیز صادق است . هرگز نمی توانید بفهمید که همیشه همه جا چه خبر است ؛ اما همیشه می توانید به افرادی دسترسی داشته باشید که می دانند و می توانند به سرعت شما را در جریان قرار دهند. 

* پیش فرض 5 : وقتی درکاری ماهر هستید ، باید شخصاً انجامش دهید

بسیاری از افراد ماه ها و سال ها را صرف ارتقای مهارتی می کنند که آنها را قادر میسازد تا پیشرفت کنند ، ارتقا یابند و کارمند زیردستی داشته باشند. دام این است که انجام درست این کار گوشه امنی ایجاد می کند و شما مدام تلاش می کنید تا به گوشه امن همان وظیفه آشنای قدیمی باز گردید.

قانون این کار بسیار ساده است. باید هر کاری که در آن مهارت دارید و می توانید به آسانی انجامش دهید را واگذار کنید و سراغ کار دیگری بروید. اکنون باید کار نخست را به شخص دیگری یاد داده و محول کنید . نباید روی وظایف ساده و معمولی کار کنید که شخص دیگری هم می تواند انجامشان دهد.

قانون « 70 درصد» را به کار گیرید .اگر شخص دیگری می تواند این کار را تا 70 درصد به خوبی شما انجام دهد، کار را به او واگذار کنید. وقتتان را برای انجام کارهای معدودی آزاد کنید که فقط از عهده شما بر می آید.

تمایل طبیعی ما این است که به کارهایی عادت کنیم که از آنها لذت می بریم ، کارهایی که ما را به جایگاه امروزمان رسانده اند و بعدها نیز آنها را برای خود حفظ می کنیم . برعکس ، باید کارهایی که در آنها مهارت دارید را واگذار کنید تا بتوانید به کارهایی بپردازید که به هوش، مهارت و توانایی بیشتری احتیاج دارد.

* نقطه شروع واگذاری

نقطه شروع واگذاری مانند نقطه شروع همه مدیریت های موفق این است که قبل از هر اقدامی ، زمانی را به تأمل درباره کار اختصاص دهید. با دقت به کاری که باید توسط شما یا دیگران انجام شود ، بیندیشید.یک روش خوب این است که اهداف کار ، مخصوصا کار پیچیده را بنویسید و سپس چک لیستی از همه اقداماتی تهیه کنید که باید برای اتمام به موقع کار با کیفیت مطلوب انجام دهید.

بسیاری از مشکلات مدیریت ناشی از عمل بدون فکر است . برعکس ، موفقیت در مدیریت معمولا نتیجه اختصاص زمانی به تأمل قبل از هر اقدام است. حوزه های معدودی وجود دارند که تفکر پیشاپیش در آنها مهم تر از حوزه واگذاری است.

* آیا باید شخصاً انجامش دهید؟

باید تصمیم بگیرید که هر کاری را شخصاً انجام دهید، آن را به شخص دیگری در شرکت واگذار کنید یا آن را به متخصصی خارج از شرکت برون سپاری کنید. اگر در ابتدا زمانی برای اندیشیدن به کار داشته باشید ، فقط می توانید چنین تصمیماتی را اتخاذ کنید.

* اگر بهتر است ، شخصا انجامش دهید

گاهی ، این فرض که باید کار را واگذار کنید ، اشتباه است ؛ بهتراست که شخصا انجامش دهید . در ابتدای دوران کاری ام ، تبیلغ نویس یک آژانس بزرگ تبلیغاتی بودم. در آن شغل ، هر کتابی که می توانستم درباره تبلیغ نویسی حرفه ای پیدا کنم را می خواندم و به تدریج راهم را به سوی تبلیغ نویسی برای مشتریان ملی باز کردم .

امروز می توانم تقریبا برای هر موضوعی ، هر محصول یا خدمتی تبلیغی سریع ، ساده و عالی بنویسم . یکی از کارمندانم ساعت ها وقت را صرف نوشتن یک تبلیغ برای وب سایت یا سایر موارد تبلیغاتی می کند و با این حال ، نتیجه کارش چندان جالب نیست . اما من می توانم همان تبلیغ را ظرف چند دقیقه بنویسم و برای چاپ آماده کنم .

این یکی از آن حوزه هایی است که بهتر است خودم تبیلغ را به سرعت بنویسم تا اینکه آن را به شخص دیگری واگذار کنم یا شخصی را خارج از شرکت برای انجامش استخدام کنم.

* شخص مناسب را پیدا کنید

با این حال ، اگر مجبورید به جای اینکه خودتان کار را انجام دهید ، آن را واگذار کنید ، بهترین شخصی که می توانید کار را به او واگذار کنید ، کیست؟

وقتی کارها را واگذار می کنید ، مطمئن شوید که آنها را به افراد ناسب سپرده اید . واگذاری کاری مهم به شخصی که استعداد و لیاقت انجام آن را از خود نشان نداده است ، دستور العمل بدبختی است. از افرادتان بخواهید که تلاش کنند ، اما نه خیلی زیاد.

بسیاری از افراد و سازمان ها به علت واگذاری کاری مهم به شخصی که توانایی انجام صحیح آن را نداشته ، با دردسر های زیادی مواجه شده اند. به یاد داشته باشید که فقط عملکرد گذشته ، شاخص واقعی عملکرد آینده است. همیشه کار را به شخصی واگذار کنید که بتواند آن را به شکلی سریع و کارا و با بودجه مشخص انجام دهد.

* کار را برون سپاری کنید

فرضیه دیگری که مدیران دارند این است که کار هرچه باشد ، باید شخصی از درون شرکت انجامش دهد. با این حال ، امروزه شرکت هایی وجود دارند که در کارهای خاصی تخصص دارند و می توانید کل کار را به آنها برون سپاری کنید تا سریع تر ، بهتر و ارزان تر از شما انجامش دهند.

* همه چیز با برنامه ریزی آغاز می شود

شاید بزرگترین نتیجه ایی که بعنوان مدیر از آن لذت خواهید برد ، ناشی از برنامه ریزی باشد . همه برنامه ریزی ها با کاغذ و خودکار و تهیه فهرستی از کارهایی که باید انجام شود ، زمان و روش انجامشان آغاز می شود. پس قبل از تصمیم گیری درباره واگذاری کار در ابتدا زمانی را به تفکر درباره آن اختصاص دهید و سوالات مناسبی بپرسید. 

1- ایجاد احساس امنیت در دیگران و ترغیب دیگران به نظر دادن

بسیاری از مدیران مقام و قدرت خود را به رخ کارمندان می کشند . آنها وقتی وارد اتاق کارمند می شوند ، جوی جدی و ترسناک ایجاد می شود . مدیران موفق توجه را به خودشان جلب نمی کنند و نظرات دیگران همیشه برایشان مهم است. آنها استاد ایجاد حس امنیت هستند و کاری می کنند تا دیگران با اعتماد به نفس نظرات خودشان را بگویند . نزدیک شدن به مدیران موفق و گفتن نظرات کاری بسیار ساده است و هیچ گونه ترس و وحشتی ایجاد نمی کند . کارمندان به راحتی می توانند با نظرات یک مدیر موفق مخالفت کنند .

2- اتخاذ تصمیمات

مدیران موفق تصمیم گیرندگانی حرفه ای هستند. آنها بسیار ساده و روان صحبت می کنند و مکالمات را به نتیجه می رسانند. آنها مدام تصمیماتی می گیرند که باعث انجام شدن کارها می شود و پیشرفت حاصل می شود . آنها استاد خاتمه دادن صحبت ها و موارد بی ارزش هستند و به سرعت تصمیم می گیرند . به جای اینکه روزها و ماه ها برای یافتن بهترین گزینه ممکن فکر کنند با قاطعیت تصمیم می گیرند ، حتی اگر تصمیمشان بهترین گزینه ممکن نباشد. عدم قطعیت در تصمیم گیری یکی از بزرگترین عوامل شکست کسب و کارها است.

3- توضیح انتظارات

مدیران موفق در صحبت و انتقال پیام بسیار قوی هستند ، به خصوص وقتی درباره توقعات خود از عملکرد دیگران صحبت می کنند. آنها همواره به همکاران چشم انداز و ارزش های شرکت را یاد آوری می کنند تا مطمئن شوند درست درک شده و اجرایی خواهد شد . مدیران همیشه توقعات خودشان را به وضوح بیان می کنند . این کار باعث تمرکز کارکنان بر کارهای اصلی می شود . همچنین معیارهایی برای ارزیابی کارها ارائه می دهند تا هم مدیر و هم کارکنان بتوانند کیفیت کار انجام شده را ارزیابی کنند.

4- به چالش کشیدن دیگران برای تفکر

مدیران موفق دیدگاه ها و توانمندی های کارکنان را می شناسند . آنها گروه را ترغیب به تفکر می کنند . اگر کسی در کارش به اندازه کافی تفکر نکند ، رشد چندانی نخواهد داشت . مدیران موفق محیطی دوستانه ایجاد می کنند تا همه بتوانند فکر کنند و راه حل ارائه دهند . آنها همه را به تفکر وا می دارند . تفکر فقط کار مدیران ارشد یک سازمان نیست . هر کارمندی باید تفکر کند و باعث رشد سازمانش شود.

5- مسئولیت پذیری نسبت به دیگران

مدیران موفق به کارمندان اجازه می دهند مدیر را مدیریت کنند . البته این طور نیست که دیگران کنترل مدیر را در دست بگیرند ، ولی مدیر ، مسئول است تا مطمئن شود نیاز همکاران برآورده می شود و مسئول بودن نسبت به خواسته های همکاران و علاقه به موفقیت فردی همکاران بسیار اهمیت دارد . مدیر موفق به جای دستور دادن ، بیشتر به اجرای خواسته های معقول همکاران می پردازد.

6- هدایت با الگوی شخصی

الگو بودن در تمام کارها ظاهراً خیلی ساده به نظر می رسد ، ولی مدیران بسیار کمی همیشه اینطور هستند . مدیران موفق به آنچه می گویند عمل می کنند و مراقب رفتارشان هستند . آنها می دانند که تحت نظر هستند و برخی منتظرند تا یک رفتار اشتباه ببینند و موضوع را بزرگ جلوه دهند . اگر مدیر توقع دارد کارمندان عمل گرا باشند ، خودش اولین کسی است که باید بلافاصله دست به کار شده و کارها را انجام می دهد.

7- ارزیابی و پاداش دهی عملکرد خوب

مدیران موفق همواره عملکرد مجموعه را ارزیابی می کنند.آنها نه تنها اعداد و ارقام را بررسی می کنند ، بلکه مدام کارها ی خوب و افراد پرتلاش را تشویق می کنند . مدیران خوب هیچ گاه نسبت به افراد با عملکرد بالا بی توجه نیستند و پاداش دادن به آنها را فراموش نمی کنند . مدیری که بین کارمندان عالی و معمولی تمایزی قائل نشود با سرعت تمام کسب و کارش را به سمت سقوط پیش می برد.

8- دادن اطلاعات و بازخورد به کارکنان

کارکنان می خواهند مدیر به آنها توجه کند. مدیران موفق همواره به کارکنان اطلاعات و بازخورد می دهند و از شنیدن نظرات کارکنان استقبال می کنند . آنها روابط دوستانه ای با همکاران دارند. آنها می دانند این موضوع برای پیشرفت کسب و کار حیاتی است. مدیران منبع اخبار جدید شرکت برای کارکنان هستند. مدیران خوب رازهای زیادی ندارند و به راحتی درباره موضوعات کلیدی کسب و کار پیش همکاران صحبت می کنند.

9- تشخیص و شکوفا کردن استعدادها

مدیران موفق استعدادهای کارمندان راکشف کرده و از آن استفاده می کنند.

آنها در افزایش توانمندی های همکاران متخصص هستند و می دانند در هر شرایطی چگونه از توانایی های منحصر به فرد هر کارمند به خوبی کمک بگیرند تا پروژه ها با موفقیت پیش برود . شاید فردی برای تایپ استخدام شده است ، ولی مدیر پس از چند ماه او را به بخش طراحی منتقل می کند ، چون استعدادش را در این زمینه کشف کرده است.

10- پرسیدن سوال و دریافت مشاوره

مدیران موفق همواره در حال پرسیدن سوال و مشاوره گرفتن از دیگران هستند. شاید این مدیران بسیار دانا و مطلع باشند ، ولی از درون می دانند که باید همیشه به دنبال علم و دانش و یادگیری باشند . این افراد به خودشان متعهد شده اند تا همیشه پیشرفت کنند و توانمندی های خودشان را افزایش دهند. مدیران موفق از کمک گرفتن ترسی ندارند و سعی می کنند از تمامی اطرافیان خود کمک فکری بگیرند ، حتی اگر خودشان در آن زمینه متخصص باشند . آنها ارزش دانسته های دیگران را می دانند و خودشان را بهترین تصمیم گیرنده دنیا نمی پندارند.

11- حل مسائل و دوری از تعلل

مدیران موفق می دانند وقتی با مسئله ای روبه رو شدند ، باید اصل موضوع را کشف کنند و مسئله را از پایه و اساس حل کنند. اگر هر روز در محل کار مشاجره پیش می آید ،سخت گیری و دعوت به سکوت مشکل را حل نمی کند . یک مدیر موفق سعی می کند علت ریشه ای مشاجرات محل کار را دریابد و آن را رفع کند. آنها در حل مسائل مهم تعلل نمی کنند و نمی گذارند کار از کار بگذرد . آنها از مواجهه با موارد اضطراب آور هراس ندارند، زیرا می دانند تنها راه حل مشکلات رویارویی با آنها است. مدیران حاضرند کارهایی انجام دهند که از دید دیگران لذت بخش نیست و افراد دیگر حاضر به انجام آن نیستند.

12- ایجاد انرژی و نگرش مثبت

مدیران موفق هر جا کار کنند روحیه ای شاد و مثبت ایجاد می کنند . آنها با رفتار و گفتارشان به اطرافیان انگیزه و انرژی می دهند و آنها را ترغیب به اقدام وانجام کارها می کنند . آنها افرادی دوست داشتنی ، محترم و با اراده هستند. آنها به هیچ وجه اجازه نمی دهند شکست ها سرعت پیشروی گروه را کم کند و نا امیدی غلبه کند.

13- آموزش همیشگی و حرفه ای

بسیاری از کارکنان از این موضوع شکایت دارند که مدیران هیچگونه آموزشی نمی دهند و رشد کارکنان برایشان مهم نیست . مدیران موفق همواره در حال آموزش دیگران هستند، زیرا خودشان دائم در حال یادگیری و فراگرفتن مطالب جدید هستند. اگر با مدیری خوب کار کنید ، مدام در حال یادگیری جدیدترین مطالب تخصصی خواهید بود. مدیران اطلاعات با ارزش را برای خود نگه نمی دارند، بلکه تیم خود را از جدید ترین اخبار ، اتفاقات و روند ها آگاه می کنند . مدیران به همه کارکنان آموزش می دهند و با دقت افراد مستعد و علاقه مند را انتخاب می کنند تا آموزش های پیشرفته تری به آنان بدهند.

14- اهمیت دادن به ارتباطات انسانی

مدیران موفق افرادی گوشه گیر و خودخواه نیستند ، بلکه همیشه سعی می کنند برای دیگران مفید باشند و ارتباط خوبی با دیگران دارند. آنها افراد اثرگذار و قدرتمند را به دایره دوستان خود اضافه می کنند و فکر نمی کنند با این کار ارزش آنها کم خواهد شد. البته هدف مدیران به کارگیری نفوذ دیگران برای منافع خودشان نیست ، بلکه در وهله ی اول سعی می کنند برای دیگران مفید واقع شوند. مدیران موفق همیشه موفقیت ها را با اعضای گروه تقسیم می کنند و دیگران را در رسیدن به این موفقیت سهیم می دانند.

15- لذت بردن از مسئولیت ها

مدیران موفق دوست دارند اثر گذار باشند، ولی موضوع فقط اعمال قدرت نیست. هدف آنها رسیدن به هدف های بزرگ و ارزشمند است. بالاترین درجه مدیریت آن است که به دیگران خدمت کنیم و از این کار لذت ببریم و البته در کنار آن از منافع مالی این کار نیز بهره مند شویم . مدیران موفق از کارشان و مسئولیت هایی که دارند لذت می برند ، زیرا آنها را بخشی از فعالیت های لازم برای رسیدن به هدف بزرگ خود می دانند.

اگر مدیری هر روزبه این 15 مورد اشاره شده اهمیت بدهد، سازمانش رشد می کند و ارزش آن بیشتر می شود . چنین سازمانی نتایجی غیر قابل تصور ایجاد خواهد کرد و دیگران را به تحسین وا خواهد داشت !

شما هم می توانید یکی از این مدیران باشید. البته حتما بخشی از موارد اشاره شده را انجام می دهید. به مواردی بپردازید که به آنها توجه کافی نداشته اید. موفق باشی مدیر موفق!